Campus Pride Jobs

Ziel dieser Funktion

• Selbständige Koordination, Organisation und Abwicklung von Fortbildungs- /Ausbildungsaktivitäten der medizinisch wissenschaftlichen Abteilung durch

eigenverantwortliche Unterstützung des jeweiligen Project Owner (Medical Advisor/MSL, in Ausnahmefällen z.B. als Vertretung für andere Abteilungen:

MPC übernimmt die Rolle des prozessualen Project Owner für SOP-regulierte Veranstaltungen andere Abteilungen; die inhaltliche und formale Verantwortung bleibt bei der ausrichtenden Abteilung).

• Kompetente Beratung & Unterstützung interner/externer Kunden

Aufgaben / Verantwortlichkeit

• Organisatorische und logistische Unterstützung des jeweiligen Project Owner, (Briefing, gemeinsame Planung, Konzeption & Umsetzung mit dem PO, Unterstützung des Genehmigungsprozesses im CRM-Tool) in Bezug auf med./wiss. Veranstaltungen (u.a. internationale/nationale Kongresse, Medical Education Events wie Workshop, Symposium, Advisory Board's etc.) hinsichtlich der internen und externen Richtlinien und SOPs.

• Organisation regelmäßiger Update-Meetings mit dem PO hinsichtlich Informationen zum aktuellen Projektstatus, Timelines/Deadlines und Budgetübersicht für bearbeitende Medical Education Events.

• Primärer Ansprechpartner für interne (z.B. Sales, HEMAR, etc.) & externe (z. B. HCPs) Beteiligte bei obgenannten Events hinsichtlich organisatorischer Fragen und Anliegen.

• Koordination sowie schriftliche und mündliche Kommunikation mit internen und externen Kunden zur logistischen Abwicklung von Events.

• Advisory Board Management & Symposien (Organisation von Location, Catering, Reisebuchungen, Hotelbuchungen, Verträgen, Honorarnotenverwaltung, Zahlungsauslösung in HPR, Hochladen der Referentenverträge in ICD).

• Handling diverser Verträge.

• Aktive Teilnahme an Best Practice Sessions für Medical Project Coordinator zum Regelmäßigen Austausch im Hinblick auf die Verbesserung der Prozesse, zur Sicher- stellung von einheitlichen Arbeitsweisen und back ups zu gewährleisten.

• Einhaltung der Budgetvorgaben für die Medical Education Aktivitäten.

• Überwachung und Überblick der Deadlines in den Projekten.

• Kontaktpartner zu den Agenturen (z.B. Ashfield, AMEX, C2) zur Sicherstellung von

technischem Equipment u/o organisatorischem Support vor Ort.

• Kostenüberwachung und Kontrolle der Endabrechnung.

• Abwicklung des Zahlungsprozesses an Lieferanten/Dienstleister (via eMP, HPR und manuelle Zahlungsauslösung für Referentenhonorare), Vendorneuanlage, Rückstellungen.

• Auslösen der Zahlungen an Lieferanten und Dienstleister.

• Durchführung der im Medical Education Bereich erforderlichen Trainings und jährliche Sicherstellung der Dokumentation.

• Einhaltung der lokalen gesetzlichen Anforderungen und der konzerninternen Weisungen.

• Sicherstellung sämtlicher notwendiger Dokumente und Weiterleitung ebendieser an HCBI-Abteilung zur Archivierung der Events.

• Debriefing externer und interner Kunden mittels definiertem Feedback Prozess.

• Laufende Prüfung des Qualitätsstandards und stetige Verbesserung der Veranstaltungsqualität.

• Bei Bedarf: Produktion medizinischer Fortbildungsmaterialien wie z.B. wissen-schaftliche Programme, Flyer, Einladungsmail, etc.

• Teilnahme an firmeninternen Veranstaltungen.

• Bei Bedarf: Übernahme einer Super User Rolle oder Prozess Champion.

• Onboarding neuer Teammitgliederbetreffend des Prozessablaufes von Medical Education Events und Unterstützung des therapeutischen TA – zu bedienende Systeme (Starcite, iConnect-Eingabe der Eventkosten, Sharepoint (Teilnehmerhandling), eMP (Hardware bestellen für Onboarding, HPR, ICD)

Qualifications

• Minimum 1 - 2 Jahre relevante Erfahrung in einer «Pharma» Umgebung

• Hohes Maß an Dienstleistungsorientierung

• Gute Kooperations- und Netzwerkfähigkeiten

• Hohe IT-Affinität für die Bedienung verschiedener Systeme