Job Information
CBRE Coordonnateur(trice), Expérience au bureau / Workplace Experience Coordinator (1 year contract) in Montreal, Canada
Coordonnateur(trice), Expérience au bureau / Workplace Experience Coordinator (1 year contract)
Job ID
165137
Posted
25-Jun-2024
Service line
Advisory Segment
Role type
Full-time
Areas of Interest
Sales Support
Location(s)
Montreal - Quebec - Canada
À propos du poste :
CBRE Montréal est activement à la recherche d'un(e) coordonnateur(trice), Expérience au bureau. En tant que membre de notre équipe de réception, vous serez responsable d'offrir un service à la clientèle exceptionnel aux employés et aux invités de nos établissements du Québec.
Vous serez également amené(e) à travailler sur divers projets internes et externes, notamment : agir en tant que remplaçant(e) à la réception, planifier des événements internes, participer à divers comités et plus encore. Ceci est un poste de contractuel de 12 mois, à temps plein, avec une possibilité de permanence.
Vos responsabilités :
Être responsable de l'accueil des visiteurs, de la redirection des appels téléphoniques, de la gestion de la réception et des salles de conférence.
Assister à l'intégration du nouvel outil d'accueil des visiteurs de CBRE « Envoy ».
Mettre à jour les listes internes, les bases de données et gérer la saisie des données des outils immobiliers (CENTRIS).
Aider à maintenir le calendrier du directeur général local et fournir un soutien administratif à l’occasion à des équipes de vente et aux opérations en cas de besoin.
Soumettre les rapports de dépenses pour le directeur général et la directrice des opérations.
Assister les membres du personnel dans leurs demandes de soutien technique concernant l'accès au réseau sans fil pour les visiteurs, l'organisation de conférences téléphoniques à l'aide de Teams et de Zoom, etc.
Servir de personne-ressource principale pour le fournisseur de courrier externe.
Aider à la vérification et à l'approbation des campagnes de marketing par courriel en ligne par le biais de la plateforme de CBRE.
Organiser des événements internes et participer à divers comités internes et externes axés sur la culture de CBRE, le bien-être au travail et l'impact environnemental.
Qualités requises :
Baccalauréat dans un domaine pertinent ou 1 à 2 ans d'expérience liée à l'emploi.
Parfaitement bilingue, à l'écrit comme à l'oral.
Connaissance pratique des produits Microsoft Office.
Approche axée sur le client et solides compétences organisationnelles.
About the Role:
CBRE Montreal is actively recruiting for a Workplace Experience Coordinator. As a member of our reception team, you’ll be responsible for delivering a world-class customer service experience to employees and guests of our Quebec branches.
You will also be brought to work on various internal and external projects including : acting as a back-up for reception, internal event planning, participating in various committees and more. This is a 2 year contractual, full-time position with possibility of extension.
What You’ll Do:
Act as a backup for reception (i.e. greeting visitors, redirecting phone calls, managing the reception and conference room areas).
Assist with the integration of CBRE’s new client welcoming tool “Envoy”.
Update internal listings, databases and manage data entry of real estate tool (CENTRIS).
Assist with upkeeping local Managing Director’s calendar, and providing ad-hoc administrative support to sales and operations team when needed.
File expense reports for Managing Director and Director of operations.
Assist staff members with technical support inquiries relating to Wi-Fi access for visitors, conference call set-ups using Teams and Zoom, and more.
Act as main point of contact for external mailing provider.
Assist with verifications and approvals for online email marketing campaigns through CBRE’s platform.
Organize internal events and participate in a variety of internal and external committees targeting CBRE’s culture, occupations wellness, and environmental impact.
What You’ll Need:
Bachelor’s degree in relevant field, or 1-2 years of job-related experience.
Fully bilingual, written and spoken.
Working knowledge of Microsoft Office products.
Client focused approach, and strong organizational skills.
CBRE, Inc. is an Equal Opportunity and Affirmative Action Employer (Women/Minorities/Persons with Disabilities/US Veterans)