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Administrative Assistant Specialist

Job Number: 353488

Category: Administrative

Description: Job Title: Administrative Assistant

Pay Rate: $25 - $30 / Hr

Location: Irvine, CA

Area Code: 949, 714

Zip Code: 92618

Start Date: Right Away

Shift: 1st shift

Keywords: #AdminJobs #Aerospace #AdminAssistantJobs

Benefits:

• Medical / Health Benefits with multiple plan options, Flexible Spending Accounts, Dental and Vision

• 401k

• On the job training / cross-training

• Life Insurance, disability insurance, and voluntary life insurance for family members available.

• Accident and critical illness insurance optional.

• Scheduled performance reviews

• Referral program

Responsibilities:

• Following established procedures, perform a variety of administrative responsibilities.

• Administer and process customer purchase orders

• Establish and maintain relationships with customer facing teams through courteous and efficient servicing of customer requests.

• Maintains regular communication with customer facing teams and responds to external customer service issues.

• Prepares, and submits correspondence in response to customer requests.

• Maintains an appropriate level of confidentiality regarding customer and company matters.

• Generates and process of standard spares quotes in a timely manner and coordinates with price estimating.

• Reviews pricing for reasonableness, submits quotations/proposals for customer review

• Coordinates with various functions of the company on customer issues.

• Prioritizes requests and commits to reasonable production and/or provisioning lead‐time.

• Releases repairs to production when customer approval is received by submitting work order to scheduler and updating sales order

• Enter and manipulate data on spreadsheet, data base or file management programs and perform a broad range of typing projects with high degree of accuracy and speed.

• Manages customer portals, including downloading purchase orders, updating purchase order status, and expedite requests

• Set priorities and procedures for accomplishing work.

• May be required to delegate portions to others or help and support to others.

• Collect data, conduct research, and compile information using a variety of mathematical calculations for a broad range of reports and projects.

• Conduct inquiries into specific problems, such as delays, to ensure objectives are being met.

• Communicate potentially negative situations to management in a constructive manner.

• Read mail, highlight action or important items, attach relevant files or information before distributing.

• Respond to routine correspondence or draft routine responses for review and signature.

Education and Experience:

• 3+ years of increasing in complexity of administrative duties related office experience or demonstrated ability to perform described responsibilities

• High School diploma or education certificate in applicable functional area preferred.

Skills and Knowledge:

• Respond to routine correspondence or draft routine responses for review and signature

• Ability to accurately type 55 wpm, where applicable

• Personal computer skills required

• Set priorities and procedures for accomplishing work

• High degree of accuracy and speed.

• Working knowledge of R-Card preferred

• MSS knowledge is preferred

• WAWF knowledge is preferred

• CAV knowledge is preferred

• Thorough knowledge of office equipment, administrative procedures and/or terminology in functional area.

• Ability to accurately record meeting proceedings, where applicable.

• Proficient with Microsoft Suite software.

• Effective verbal, written and interpersonal communication skills.

• Ability to work effectively with others and be a participative team player.

• Ability to navigate customer portals, retrieving, updating and managing information

• Excellent Microsoft Excel skills, including Formula, Vlookup, and pivot table.

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EOE/F/M/Disability/Veterans

Título del puesto: Asistente administrativo

Salario: $25 - $30 / hora

Ubicación: Irvine, CA

Código de área: 949, 714

Código postal: 92618

Fecha de inicio: inmediatamente

Beneficios:

• Beneficios médicos/de salud con múltiples opciones de planes, cuentas de gastos flexibles, dentales y de la vista

• 401k

• Capacitación en el trabajo / capacitación cruzada

• Seguro de Vida, seguro de invalidez y seguro de vida voluntario para familiares disponibles.

*Seguro de accidentes y enfermedades críticas opcional.

• Revisiones de desempeño programadas

• Programa de referencia

Responsabilidades:

• Siguiendo procedimientos establecidos, realiza una variedad de responsabilidades administrativas.

• Administrar y procesar órdenes de compra de clientes.

• Establecer y mantener relaciones con los equipos de atención al cliente mediante el servicio cortés y eficiente de las solicitudes de los clientes.

• Mantiene comunicación regular con los equipos de atención al cliente y responde a problemas externos de servicio al cliente.

• Prepara y envía correspondencia en respuesta a las solicitudes de los clientes.

• Mantiene un nivel apropiado de confidencialidad con respecto al cliente y asuntos de la empresa.

• Genera y procesa cotizaciones de repuestos estándar de manera oportuna y coordina con la estimación de precios.

• Revisa los precios para que sean razonables, envía cotizaciones/propuestas para la revisión del cliente

• Coordina con diversas funciones de la empresa en temas de clientes.

• Prioriza las solicitudes y se compromete a un plazo de producción y/o aprovisionamiento razonable.

• Libera las reparaciones a producción cuando se recibe la aprobación del cliente al enviar la orden de trabajo al programador y actualizar la orden de venta.

• Ingrese y manipule datos en hojas de cálculo, bases de datos o programas de administración de archivos y realice una amplia gama de proyectos de mecanografía con alto grado de precisión y velocidad.

• Administra portales de clientes, incluida la descarga de órdenes de compra, la actualización del estado de las órdenes de compra y la aceleración de solicitudes.

• Establecer prioridades y procedimientos para realizar el trabajo.

• Puede ser necesario delegar partes a otros o ayudar y apoyar a otros.

• Recopile datos, realice investigaciones y recopile información utilizando una variedad de cálculos matemáticos para una amplia gama de informes y proyectos.

• Realizar investigaciones sobre problemas específicos, como retrasos, para garantizar que se cumplan los objetivos.

• Comunica situaciones potencialmente negativas a la gerencia de manera constructiva.

• Lea el correo, resalte acciones o elementos importantes, adjunte archivos o información relevantes antes de distribuirlos.

• Responde a correspondencia de rutina o redacta respuestas de rutina para revisión y firma.

Educación y experiencia:

• Más de 3 años de experiencia en oficina relacionada con tareas administrativas cada vez más complejas o capacidad demostrada para realizar las responsabilidades descritas

• Se prefiere diploma de escuela preparatoria o certificado de educación en el área funcional aplicable.

Habilidades y conocimientos:

• Responder a correspondencia de rutina o redactar respuestas de rutina para revisión y firma.

• Capacidad para escribir con precisión 55 palabras por minuto, cuando corresponda

• Se requieren conocimientos de informática personal

• Establecer prioridades y procedimientos para realizar el trabajo.

• Alto grado de precisión y velocidad.

• Se prefiere conocimiento práctico de R-Card

• Se prefiere conocimiento de MSS

• Se prefiere el conocimiento de WAWF

• Se prefiere conocimiento CAV

• Conocimiento profundo de equipos de oficina, procedimientos administrativos y/o terminología en el área funcional.

• Capacidad para registrar con precisión los procedimientos de la reunión, cuando corresponda.

• Competente con el software Microsoft Suite.

• Habilidades efectivas de comunicación verbal, escrita e interpersonal.

• Capacidad para trabajar eficazmente con otros y ser un jugador de equipo participativo.

• Capacidad para navegar por los portales de los clientes, recuperar, actualizar y gestionar información.

• Excelentes habilidades en Microsoft Excel, incluidas fórmulas, búsqueda virtual y tablas dinámicas.

Si está interesado en este puesto, presente su solicitud a través del enlace Aplicar ahora proporcionado. Nuestro objetivo primordial es brindar soluciones de dotación de personal de calidad que ayuden a las personas, organizaciones y comunidades a tener éxito. Belcan es un proveedor líder de personal calificado para muchas de las empresas más respetadas del mundo. Ofrecemos excelentes oportunidades para asignaciones por contrato, temporales, de contratación temporal y directas. Somos el empleador elegido por miles en todo el mundo. Para obtener más información, visite nuestro sitio web en Belcan.com

EOE/F/M/Discapacidad/Veteranos

Location: Irvine , CA

Minimum Experience (yrs):

Required Education: Not Specified

Benefits:

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